Hindari Kehilangan Data Office 365 Dengan Strategi Ini

 Data Office 365 yang hilang dan rusak memang bisa menjadi bencana bagi bisnis. Apalagi jika bisnis tidak memiliki salinan data yang hilang, keberlangsungan bisnis pasti menjadi kekhawatiran utama bagi pengusaha. Lalu, bagaimana caranya agar bisnis bisa meminimalisir risiko kehilangan data Office 365?

Pada artikel sebelumnya, Anda telah diperlihatkan beberapa penyebab kehilangan data di Office 365. Mulai dari serangan malware atau ransomware, human error, hingga overwritten data, ketiganya sangat berpeluang untuk merusak dan menghapus data bisnis. Coba bayangkan, apa yang terjadi jika data bisnis, penjualan, hingga internal manajemen Anda hilang karena ketiga insiden tersebut? Pastinya akan sangat merepotkan bagi organisasi. Bahkan Skykick menyebutkan kehilangan data di Office 365 bisa meraup kerugian hingga $ 3.957 US Dollar.

Oleh sebab itu, strategi pun perlu dipersiapkan agar bisnis bisa meminimalisir risiko kehilangan data dan aset yang dimiliki oleh organisasi. Di bawah ini, Skykick telah merangkum cara agar bisnis bisa melalui kehilangan data Office 365 tanpa memicu tantangan lain. Berikut ulasannya:

1. Pertimbangkan regulasi perlindungan data Office 365

(Sumber: jirsak from Getty Images)

Berbicara tentang perlindungan data Office 365, sebenarnya ada beberapa solusi yang dirancang untuk melindungi dan memulihkan data untuk cloud Software as a Service (SaaS) satu ini. Masing-masing didesain untuk tujuan tertentu dan sebagai hasilnya, satu atau lebih solusi tersebut membutuhkan perlindungan data yang lengkap dan persyaratan pemulihan data bisnis.

Untuk itu, ada dua hal yang perlu dipertimbangkan oleh bisnis untuk meminimalisir potensi kehilangan data di Office 365:

•  Sistem perlindungan data: Di sini bisnis bisa mulai dengan mengevaluasi data apa yang ingin dilindungi, perlukah legal atau syarat compliance untuk melindungi data, hingga solusi seperti Business Continuity dan Disaster Recovery (BCDR). Hal ini dilakukan agar untuk menentukan solusi yang tepat dalam meminimalisir risiko kehilangan data.

• Kecepatan dan resensi pemulihan data: Pada langkah ini, bisnis harus menentukan seberapa lama toleransi kehilangan data (Recovery Point Objective, RPO) dan seberapa cepat data dapat dikembalikan (Recovery Time Objective, RTO). Pada umumnya, pertimbangan RTO dan RPO bergantung kepada sektor bisnis yang dijalankan. Contohnya, untuk institusi finansial, perlu kemampuan untuk mengembalikan data hingga yang terbaru.

2. Tentukan solusi perlindungan data yang sesuai

(Sumber: Natali_Mis from Getty Images Pro)

Setelah mempertimbangkan dan mengevaluasi sistem perlindungan data, bisnis bisa mulai memilih solusi untuk melindungi data Office 365. Beberapa solusi yang mungkin bisa dipertimbangkan oleh bisnis, di antaranya Backup, Archiving, hingga Business Continuity dan Disaster Recovery (BCDR).

Sayangnya, meski memiliki fungsi yang sama, ketiga solusi tersebut menawarkan sistem yang berbeda. Jika BCDR menawarkan Ongoing backup untuk data di seluruh sistem dan archiving menyediakan lokasi terpisah untuk menyimpan maupun mengamankan data, maka Backup memberikan sistem pengembalian data secara berkala dan otomatis tergantung kebutuhan resources. Maka dari itu, bisnis perlu menentukan apa yang sesuai untuk data, terutama Office 365.

3. Persiapkan strategi backup

(Sumber: 5432action from Getty Images)

Pada langkah kedua, bisnis tentu telah mempertimbangkan solusi terbaik sesuai dengan kebutuhannya. Maka bisa dipastikan jika bisnis mengalami kerusakan atau kehilangan data Office 365, merancang strategi Backup adalah opsi terbaik untuk meminimalisir risiko yang terjadi setelah insiden. 

Strategi Backup untuk Office 365 bisa bisnis lakukan dengan mulai mengevaluasi data dan layanan Office 365 apa saja yang ingin dibackup, berapa lama waktu yang dibutuhkan bisnis untuk mengembalikan data, hingga seberapa sering bisnis ingin membackup data (apakah backup dijadwal secara harian, mingguan, atau bulanan?). Sehingga jika terjadi insiden pada layanan Office 365, strategi satu ini bisa tereksekusi dengan baik.

Itulah beberapa hal yang bisa dipersiapkan oleh bisnis dalam meminimalisir risiko kehilangan data Office 365. Dengan mempersiapkan #SolusiYangPasti, bisnis tetap bisa menyelamatkan kelangsungannya. Tapi, apa sih #SolusiYangPasti untuk data Office 365? Nantikan kami di topik selanjutnya ya!

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang solusi cloud kami, hubungi kami di sini atau ke sales@arupa.id.