Posts

Meningkatkan Kolaborasi dan Produktivitas dengan File Sharing

/in /by
cloud sharing

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang pesat, kolaborasi yang efektif menjadi kunci kesuksesan perusahaan. Salah satu elemen kunci dalam memfasilitasi kolaborasi yang baik adalah kemampuan untuk berbagi informasi dan file dengan cepat dan efisien di antara anggota tim. Tradisionalnya, berbagi file seringkali melibatkan pertukaran email atau penyimpanan lokal yang tidak selalu praktis dan dapat menghambat produktivitas. Di sinilah peran penting solusi file sharing di cloud muncul.

Sebelum adanya cloud computing, berbagi file dan berkolaborasi bisa menjadi tantangan besar. Mungkin ada versi yang berbeda dari dokumen yang dikirim melalui email, atau file yang disimpan secara lokal pada beberapa perangkat. Ini dapat memperlambat aliran kerja dan menyebabkan kebingungan.

Namun, dengan kemunculan file sharing di cloud, paradigma ini telah berubah. Solusi file sharing di cloud memberikan platform yang ideal untuk meningkatkan kolaborasi perusahaan. Dengan menyimpan file dan dokumen di cloud, tim dapat dengan mudah mengakses, membagikan, dan mengedit informasi dari mana saja, kapan saja, tanpa terbatas oleh batasan geografis atau perangkat. Tim sekarang dapat menyimpan semua dokumen proyek mereka secara online, di tempat yang dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Ini membuka pintu bagi kolaborasi yang lebih efektif dan efisien. Daripada mengirim file melalui email atau menyimpannya secara lokal, anggota tim dapat mengakses dokumen secara langsung dari cloud, bekerja pada versi terbaru, dan melihat perubahan yang dibuat oleh rekan-rekan mereka secara real-time. Dengan kata lain, solusi cloud memungkinkan anggota tim untuk tetap terhubung dan berkolaborasi secara efektif, bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda atau menggunakan perangkat yang berbeda.

File sharing di cloud memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif karena beberapa alasan:

  1. Akses Bersama: Dengan file-file yang disimpan di cloud, anggota tim dapat mengaksesnya dari mana saja dengan koneksi internet. Ini memungkinkan anggota tim bekerja secara bersamaan dari lokasi yang berbeda tanpa perlu mengirim file melalui email atau menyimpannya di perangkat lokal.
  2. Pembaruan Real-Time: Ketika file disimpan di cloud, perubahan yang dilakukan oleh satu anggota tim dapat dilihat secara langsung oleh anggota tim lainnya. Ini memastikan bahwa semua orang selalu memiliki versi terbaru dari dokumen atau proyek yang sedang dikerjakan.
  3. Kemudahan Berbagi: Dengan cloud, berbagi file dengan anggota tim atau pihak eksternal menjadi lebih mudah. Anda dapat memberikan akses langsung kepada orang-orang yang relevan, dan bahkan dapat mengatur izin akses untuk memastikan keamanan informasi.
  4. Keselarasan Platform: Dengan menggunakan layanan file sharing tertentu, tim dapat bekerja pada berbagai platform dan perangkat. Misalnya, file yang dibagikan dapat diakses dan diedit melalui komputer desktop, laptop, tablet, atau ponsel pintar.
  5. Riwayat Revisi: Sebagian besar layanan file sharing di cloud menyimpan riwayat revisi, yang memungkinkan untuk melacak perubahan yang dibuat pada file dari waktu ke waktu. Ini bermanfaat dalam mengidentifikasi siapa yang melakukan perubahan dan kapan, serta memudahkan untuk kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan.

Selain itu, berbagi file dengan pihak eksternal juga menjadi lebih mudah. Tim dapat memberikan akses langsung kepada mitra, klien, atau kontraktor, tanpa perlu repot-repot mengirim file secara manual. Ini tidak hanya mempercepat aliran kerja, tetapi juga meningkatkan keamanan dan mengurangi risiko kehilangan data.

Contoh Perusahaan XYZ dalam Meningkatkan Kolaborasi dengan File Sharing

Perusahaan XYZ adalah sebuah perusahaan teknologi yang berkembang pesat, dengan tim yang terdiri dari anggota yang tersebar di beberapa lokasi di seluruh dunia. Mereka memutuskan untuk mengadopsi Microsoft Teams. OneDrive, dan SharePoint sebagai platform kolaborasi utama mereka. Berikut adalah beberapa cara di mana aplikasi tersebut membantu mereka meningkatkan produktivitas dan kolaborasi:

Perusahaan fiktif “XYZ” adalah perusahaan teknologi yang berbasis di Silicon Valley, yang memiliki tim yang tersebar di berbagai lokasi di seluruh dunia. Mereka menggunakan Microsoft 365 sebagai platform utama untuk produktivitas dan kolaborasi.

  1. Microsoft Teams untuk Komunikasi dan Kolaborasi: Tim di Perusahaan XYZ menggunakan Microsoft Teams untuk berkomunikasi secara real-time melalui obrolan, panggilan video, dan pertemuan virtual. Mereka memiliki berbagai kanal tim untuk proyek-proyek yang berbeda.
  2. OneDrive untuk Penyimpanan Individu: Setiap anggota tim memiliki akun OneDrive untuk menyimpan file pribadi mereka. Mereka dapat dengan mudah mengakses file ini dari berbagai perangkat, baik saat di kantor atau saat bepergian.
  3. SharePoint untuk Kolaborasi Tim: Tim di Perusahaan XYZ menggunakan SharePoint sebagai pusat kolaborasi untuk proyek-proyek besar dan berkelompok. Mereka membuat situs SharePoint khusus untuk setiap proyek, di mana mereka dapat berbagi file, diskusi, jadwal, dan sumber daya lainnya.

Kasus: Proyek Pengembangan Produk Baru

Tim di Perusahaan XYZ bekerja pada pengembangan produk baru. Mereka menggunakan Microsoft Teams, OneDrive, dan SharePoint untuk kolaborasi efektif.

  • Microsoft Teams: Mereka membuat kanal tim khusus untuk proyek ini di Microsoft Teams. Anggota tim menggunakan kanal ini untuk berkomunikasi secara real-time, berbagi pembaruan, dan mengoordinasikan pertemuan.
  • OneDrive: Anggota tim mengunggah dokumen-dokumen terkait proyek, seperti desain produk, spesifikasi, dan laporan penelitian, ke OneDrive mereka. Ini memungkinkan mereka untuk dengan mudah mengakses dan mengedit file-file ini dari mana saja.
  • SharePoint: Mereka juga membuat situs SharePoint khusus untuk proyek ini. Di situs ini, mereka menyimpan file-file yang dibutuhkan bersama-sama, seperti jadwal proyek, rencana kerja, dan dokumen referensi. Selain itu, mereka menggunakan fitur kolaborasi SharePoint, seperti diskusi dan kalender berbagi, untuk mengelola proyek dengan lebih efisien.

Dengan demikian, solusi file sharing di cloud bukan hanya alat teknologi yang memfasilitasi pertukaran file, tetapi juga merupakan fondasi untuk meningkatkan kolaborasi perusahaan secara keseluruhan. Dengan mengintegrasikan solusi cloud ke dalam alur kerja, perusahaan dapat mempercepat aliran kerja, meningkatkan produktivitas, dan memperkuat koneksi antar anggota tim, semua faktor penting dalam menghadapi tantangan bisnis masa kini yang semakin kompleks.

6 Hambatan Bisnis Saat Bekerja Secara Remote

/in , /by

bekerja secara remote6 Hambatan Bisnis Saat Bekerja Secara Remote

 

Munculnya pandemi COVID-19 telah menjadi situasi yang tidak pasti bagi sektor bisnis di kala ini. Bagaimana tidak? Dengan terjadinya lonjakan kasus yang telah mencapai 488.310 korban positif, upaya pun tentunya diperlukan untuk mengurangi angka penyebaran tersebut. Termasuk salah satunya adalah dengan memberlakukan sistem kerja remote. Memang, hal ini bisa menjadi opsi agar pengusaha bisa tetap menjalankanbisnisnya. Namun, jika bisnis tidak memiliki manajemen kerja yang baik, bekerja secara remote pun akan dirasa sulit oleh para pengusaha dan karyawannya.

Dikatakan Bayu Tjandra selaku Business Development dari Supersoft di acara webinar “Zettagrid e-TechDay Vol.05: Digitalize & Secure Your Finance Solutions”, bisnis yang bekerja secara remote memiliki kemungkinan untuk menghadapi hambatan tertentu. Hambatan tersebut bahkan bisa pula dilihat dari studi yang dilakukan oleh Aberdeen. Diantaranya ialah:

  1. Ketidakmampuan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi

Dengan adanya pandemi dan penerapan sistem kerja secara remote, 23% bisnis mengalami hambatan dalam berkomunikasi dan berkolaborasi dengan rekan lain maupun pelanggan. Biasanya, hambatan ini ditemukan di beberapa lini bisnis, seperti layanan ketenagakerjaan, konsultansi, hingga layanan konsumen yang minim akan kemampuan digital.

  1. Pekerjaan terganggu

Sebanyak 21% karyawan yang bekerja dari rumah (WFH), memiliki hambatan yang dapat mengganggu pekerjaannya. Hambatan ini biasanya datang dari diskusi keluarga hingga mengurus hewan peliharaan. Akibatnya, fokus pekerjaan pun terganggu dan karyawan tidak bisa bekerja secara maksimal.

  1. Masalah teknis

Saat bekerja secara remote, masalah teknis bisa menjadi tantangan yang dihadapi oleh karyawan. Pasalnya, sebanyak 18% karyawan memiliki masalah dalam mengakses data, keamanan, hingga manajemen jaringan saat bekerja secara remote. Bahkan, saat data bisa diakses pun performa sistem dan aplikasi mengalami gangguan. Sehingga tak sedikit karyawan yang terhambat pekerjaannya karena hal ini.

  1. Kurangnya perangkat kerja

Saat bekerja secara remote karyawan tentunya tidak bisa menggunakan berbagai perangkat yang biasa disediakan oleh kantor. Meski mereka memiliki perangkat pribadi, namun kapabilitasnya tidak sebanding dengan yang dimiliki oleh kantor. Hal ini pun akhirnya menghambat kinerja karyawan dengan persentase sebesar 14%.

  1. Terhalangnya proses bisnis dan arus kerja

Sampai saat ini, masih banyak bisnis yang menerapkan sistem kerja secara manual. Misalnya, seperti bisnis yang masih mengandalkan proses kerja dengan dokumentasi fisik dan arsip. Dengan adanya proses dan alur kerja ini, bisnis tentunya mengalami kesulitan ketika dihadapkan dengan situasi pandemi. Bahkan, Aberdeen menyatakan 12% proses bisnis dan arus kerja harus terhambat karena sistem kerja manual. Sangat merepotkan bukan?

Selain itu, sistem dokumentasi fisik dan arsip pun memiliki peluang untuk rusak dan hilang karena bencana. Pengusaha tentunya bukan lagi kesulitan ketika hal itu terjadi, tetapi bisnis juga bisa jatuh akibat hilangnya dokumentasi tersebut. Dari pada membiarkan itu terjadi, pengusaha bisa menggunakan penyimpanan data di cloud untuk melindungi data bisnis dari kerusakan. Dengan menggunakan cloud, pengusaha tidak hanya dapat bekerja secara remote, tetapi juga dapat membantu mengurangi penggunaan kertas maupun dokumen.

  1. Kesulitan mengakses data

Menurut studi Aberdeen, 10% bisnis mengalami kesulitan untuk mengakses data dan sistem bisnisnya saat bekerja secara remote. Hal ini dapat terjadi ketika bisnis memiliki kemampuan teknologi yang minim. Akibatnya, kinerja karyawan tidak dapat berjalan secara maksimal dan proses bisnis pun terhambat.

Anda pastinya tidak ingin hal tersebut terjadi kepada bisnis bukan? 

Untuk itu, upaya pun diperlukan demi mencegah hambatan yang mampu menyerang bisnis. Salah satu solusi akses data yang bisa diandalkan saat bekerja remote adalah dengan memanfaatkan penyedia layanan Cloud Computing. Dengan penyedia tersebut, Anda dapat dengan mudah menyimpan dan mengakses data di manapun dan kapanpun. Minimnya kemampuan teknologi bisnis pun tak perlu lagi dikhawatirkan, karena penyedia layanan siap membantu bisnis dalam mengakses data dengan mudah. 

Zettagrid Indonesia merupakan penyedia layanan cloud Infrastructure as a Service (IaaS) berupa Backup as a Service (BaaS), Disaster Recovery as a Service (DRaaS), Virtual Data Center (VDC), dan Virtual Server. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait solusi cloud, Anda bisa menghubungi kami di sini atau ke tim kami di sales@zettagrid.id.

Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai sesi ini anda bisa menyaksikan tayangannya kembali pada akun Youtube kami disini. Dan jika anda tertarik dengan solusi Cloud yang Zettagrid miliki, anda dapat menghubungi kami di sales@zettagrid.id atau klik disini.